- Totalt 0 kr
EastCoast Visit Online för Kommuner – En Smidig och Säker Besökshantering
Effektiv och säker besökshantering – anpassad för kommunala behov
EastCoast Visit Online är en molnbaserad besökshanteringslösning särskilt anpassad för kommunal verksamhet. Systemet gör det enkelt att hantera besök på ett säkert och professionellt sätt och har redan implementerats av kommuner över hela Sverige. Vår erfarenhet visar att även om det finns vissa skillnader i hur systemet används beroende på kommunens specifika behov, så är det en snarlik användning där medborgarkontor, förvaltningar, arkiv och kommunala byggnader dagligen tar emot besökare som exempelvis medborgare, konsulter, servicepersonal och politiker.
Anpassat för kommunala verksamheter
Med EastCoast Visit Online får varje kommun möjlighet att skapa en effektiv och säker hantering av sina besökare, oavsett om det gäller medborgare på väg till ett möte, leverantörer som ska leverera varor, eller politiska besök hos kommunfullmäktige. Här är några exempel på användningsområden inom kommunal verksamhet:
- Kommunhus och förvaltningskontor: Besökare som deltar i möten, informationsmöten, eller hanterar ärenden.
- Arkiv och förvaring: Besök från forskare eller personal med behörighet att undersöka arkivmaterial.
- Kommunala mötesplatser: Gäster och föreläsare för kommunfullmäktige, evenemang eller utbildningar.
Funktioner och fördelar med EastCoast Visit Online för kommuner
- Smidig incheckning – Besökare kan checka in på plats via en incheckningsenhet, vilket gör processen snabb och smidig. Förbokade besökare kan få ett QR-kod via e-post, vilket ytterligare förenklar incheckningen och möjliggör snabb access.
- Förhandsbokning och aviseringar – Med EastCoast Visit Online kan besök bokas i förväg, och gästerna får ett välkomstmeddelande med information och en QR-kod för incheckning. Värdar blir även aviserade när deras besökare checkar in, vilket ger ökad säkerhet och en smidig kommunikation.
- Säkerhet och kontroll – Systemet erbjuder integrering med passersystem, vilket ger förenklat tillträde till slutna områden för förbokade besökare. Detta kan vara särskilt användbart för exempelvis servicepersonal eller konsulter som behöver tillgång till specifika områden.
- Besöksparkering och budmottagning – Systemet stödjer hantering av besöksparkering och mottagning av bud. Budmottagning registreras enkelt, vilket underlättar hanteringen och säkerställer att leveranserna snabbt når rätt person.
- Flexibilitet och anpassning – Eftersom systemet är molnbaserat, kan personal på olika kontor enkelt få en överblick över dagens besök och hantera dem oavsett plats. Med flexibel access ges möjligheten att sköta administrativa delar på distans vid behov.
Exempel på samarbeten med kommuner i Sverige
Vi har bred erfarenhet av att arbeta med kommuner från olika delar av Sverige, som vi har anpassat lösningen för utifrån deras specifika verksamhetsbehov och säkerhetskrav. Exempel på kommuner som använder EastCoast Visit Online finns över hela landet, från norra till södra Sverige, och inkluderar såväl storstadsregioner som mindre kommuner i både södra och norra Sverige. Genom våra samarbeten med dessa kommuner har vi lärt oss att anpassa och utveckla vår lösning för att möta just de behov och krav som uppstår inom kommunal verksamhet.
Vill du veta mer?
Kontakta oss för en demonstration eller för att diskutera hur EastCoast Visit Online kan förbättra besökshanteringen i just er kommun. Vi hjälper gärna till att skräddarsy en lösning som passar era behov!
Varför implementera ett besökssystem?
SMS-Notifiering till besöksmottagaren
Full kontroll vid en utrymningssituation
Hur ser andra kommuners besökshantering ut?
Varför implementera ett besökssystem?
Besökssystem är ett modernt hjälpmedel för hantera tillfälliga besök hos kommuner och myndigheter. De förenklar inregistreringen och underlättar för receptionisten samt ger kontroll över besöksflödet.
Ett besökssystem fungerar primärt som en säkerhetshöjande åtgärd. Först och främst har man koll på vilka som vistas i kommunens lokaler och det kan vid en utrymningssituation vara helt avgörande för att hitta alla besökare. En evakueringslista används då för att veta vilka externa personer som befunnit sig i lokalerna.
Ett besökssystem förmedlar också ett professionellt intryck och effektiviserar hanteringen av besökare då man låter besökaren skriva in sig själv. Sist men inte minst får man bra information om vilka besökare man har och när dessa kommer och går.
SMS-notifiering vid besök
Ett vanligt problem hos många kommuner är att receptionisterna har svårt att få tag på besöksmottagaren vid ett besök. Ofta sköter de dessutom både växel och reception vilket får till följd att besökaren får sitta och vänta medan receptionisten försöker få tag i mottagaren. Detta kan med ett högt besökstryck resultera i stress och onödig irritation hos besökare såväl som hos receptionister.
Med EastCoast Visit kan ett SMS skickas till besöksmottagaren så fort besökaren skrivit in sig. Besöksmottagaren kan sedan besvara detta SMS. Tjänsten avlastar receptionisterna och effektiviserar flödet i receptionen samt sätter en modern prägel.
Full kontroll vid en utrymningssituation
Det är mycket folk i rörelse hos Sveriges kommuner. Därför ställs krav på att säkerhets-/brandansvariga ska veta vilka som befinner sig i lokalerna om en utrymningssituation uppstår.
Nyttan med att låta alla besökare registrera sig vid ankomst innebär att den ansvarige vet antalet besökare som befinner sig i lokalerna. Med EastCoast Visit besökssystem kan denna information lätt skrivas ut av receptionist vid utrymning . Säkerhetsansvarig kan också ta fram utrymningslistan via en App i sin smartphone (denne har således alltid utrymningslistan med sig).
Vid återsamlingsplats bockas sedan utrymningslistan av antingen i Appen eller på papper. Saknas någon meddelas detta till insatschef som kan vidta åtgärd.
Hur ser andra kommuners besökshantering ut?
EastCoast Visit används idag på ett flertal kommunkontor runt om i Sverige.
Besökshanteringen sköts lite olikartat hos dessa men grundbehovet är detsamma: Att veta vilka besökare som finns i lokalerna vid en utrymning samt att snabba upp besökshanteringen vid entrén.
Det finna mycket att ta ställning till när det kommer till besökshantering. Ofta dyker det upp frågeställningar längs vägen som man inte tänkt på. Här är det vanligt bland många kommuner är att snegla på grannen och se hur de har löst sina problem. Vi har tagit fasta på detta och nyttjar vår kunskap och erfarenhet för att vägleda er i urvals- och beslutsprocessen. Man behöver inte återuppfinna hjulet i onödan!
Kompletterande funktioner
→ Besökaren kan automatiskt få inloggningsuppgifter till gästnätverket och få en WIFI-kod under besöket.
→ Förbokningar av grupper från excelfil.
→ Företag med kontor på olika orter kan koppla samman sina besöksystem för en centraliserad administration.
→ Besökssystemet kan dela ut kort eller kod för tidsbegränsad åtkomst i vissa passersystem.
→ Parkeringstillstånd kan utfärdas i besökssystemet
→ Förbokningar från företagets intranet