Utmaningen
Fellowmind sitter i ljusa, fräscha lokaler och har under de flesta tider på dagen bemanning i entrén. De har ett högt besökstryck på dagarna och mycket folk i omlopp.
Det är mycket rörelse i lokalerna under dagen och de anställda sitter inte nödvändigtvis på sin plats hela tiden utan rör sig mellan sin egen arbetsplats, kollegors arbetsplatser och mötesrum. För att besökare enkelt ska få tag på sin värd behövs en enkel och automatiserad lösning som dels aviserar att en besökare och samtidigt släpper in denne.
Sist men inte minst krävs ur brandsäkerhetsaspekt att Fellowmind har koll på sina besökare vid en utrymning.
Lösningen
Vi föreslog en en helt automatiserad och molnbaserad lösning för Fellowmind där införandeprocessen är kort och möjligheten att skala upp med fler sajter går snabbt då även den aspekten fanns med som ett krav.
I entrén sattes en iPad upp där besökarna enkelt checkar in sig vid ankomst. Merparten av gästerna är förbokade och får de ett välkomstmejl med vägbeskrivning och QR-kod som de sedan använder för att snabbt checka in sig med.
I samband med incheckningen går det iväg en avisering till besöksmottagaren som i sin tur kan kvittera att hen är på väg. Under tiden kan gästen i lugn och ro ta slå sig ned i lobbyn och kanske avnjuta en kopp kaffe i väntan på upphämtning.
Resultat
Fellowminds överblick över dess besökare till kontoret har drastiskt förbättrats. Besökaren blir snabbt hämtad av sin besöksmottagare från lobbyn i och med att en avisering skickas iväg efter incheckning. Detta har i hög utsträckning avlastat receptionisterna. Vidare har säkerhetsansvariga numera full koll på samtliga besökare vid en evakueringssituation med hjälp av EastCoast mobilapp.
